Dulunya untuk melampirkan data penting (misalnya ktp, kk, dll) kita harus foto copy dan mengirimnya lewat pos. Tapi seiring berkembanya teknologi, kita dapat mengirimkan data penting tersebut melalui internet dengan cara menjadikannya sebuah dokumen. Sebenarnya manfaat dari scan dokumen tidak hanya itu saja, berbagai keadaan di era teknologi ini mengharuskan kita untuk mengetahui cara scan dokumen secara benar.
Karena perkembangan teknologi yang begitu cepat, scan dokumen semakin hari semakin sering dilakukan. Beberapa tujuannya antara lain :
- Untuk keperluan pengiriman file dalam waktu yang cepat
- Mengurangi penggunaan kertas
- Untuk keperluan arsip dokumen, jika terjadi kerusakan pada dokumen aslinnya
Dengan mengetahui berbagai tujuan dan manfaat melakukan scan dokumen tersebut. Maka dari itu, kalian harus mengetahui cara scan dokumen.
Bagaimana Cara Scan Dokumen?
Tak usah khawatir, karena scan dokumen sangatlah mudah dilakukan dan tidak ribet. Cara scan dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan printer maupun android. Menurut saya untuk kualitas scan, printer memiliki kualitas yang lebih bagus dibanding android. Akan tetapi android juga memiliki keunggulan yaitu kalian dapat melakukan scan di berbagai tempat.
Sebenarnya selain menggunakan printer atau android, scan dokumen juga dapat dilakukan dengan perangkat scanner. Akan tetapi bagi masyarakat pada umumnya hal tersebut jarang dipakai, perangkat scanner lebih sering digunakan pada pemerintahan, kantor, instansi, dan lain sebagianya.
Baca Juga : Cara Membuat dan Membuka File Zip
Cara Scan Dokumen menggunakan Android (CamScanner)
Seiring berkembangnya teknologi, kita tidak perlu menggunakan scanner untuk melakukan scan. Scan dokumen sekarang dapat dilakukan menggunakan android, hal tersebut sangatlah membantu karena proses scan dapat dilakukan dimana saja. Aplikasi yang akan kami gunakan adalah CamScanner, kalian dapat mengunduh aplikasi tersebut melalui Play Store secara gratis. Berikut adalah langkah-langkah cara scan dokumen menggunakan android :
- Install aplikasi CamScanner melalui Google Play Store
- Buka aplikasi tersebut, untuk pertama kali izinkan CamScanner untuk mengakses kamera
- Bagi yang ingin langsung menggunakan aplikasi pilih gunakan sekarang, apabila ingin mendaftar akun pilih daftar dan gunakan email atau nomer telepon
- Setelah masuk ke aplikasi camscanner, pilih ikon kamera untuk mengambill gambar dokumen
- Saat masuk ke kamera, kalian akan disajikan beberapa pilihan mode yaitu mode tunggal dan mode batch. Mode tunggal adalah kalian hanya menscan satu lembar dokumen, sedangkan mode batch adalah kalian dapat melakukan scan beberapa file secara berurutan. Selain itu ada beberapa jenis data yang bisa diambil yaitu dokumen biasa, kartu id, barcode, OCR, PPT. Dan juga terdapat pengaturan seperti flash, resolusi, dan masih banyak lagi
- Setelah itu lakukan scan dengan menekan icon kamera
- Kalian dapat mengatur rotasi dan area yang akan dipotong, jika dirasa selesai pilih berikutnya
- Akan disajikan beberapa mode : asli, lighten, warna ajaib, mode abu-abu, dan black and white. Silahkan pilih mode kesukaan kalian. Saya lebih merekomendasikan menggunakan warna ajaib, karena teks akan terlihat lebih jelas dan seperti dokumen asli.
- Setelah selesai pilih Menyimpan
- Hasil scan sudah jadi, kalian dapat mengirimkan melalui Bluetooth, email, whatsapp, atau aplikasi lainnya. Hasil scan tidak dapat disimpan langsung ke galeri, kalian dapat menyimpannya dengan meng-email kediri sendiri dengan memilih titik 3 pada pojok kanan atas dan pilih email ke diri sendiri
Beberapa fitur yang sangat membantu pada CamScanner adalah
- Mampu mendeteksi dan melakukan cropping halaman secara otomatis
- Dapat mengupload file ke penyimpanan dengan mudah seperti Google Docs, Dropbox, dan lainnya. Juga dapat mengirimkan langsung melalui email, whatsapp, dan lainnya.
- Mampu menyimpan dalam bentuk JPG maupun PDF
- File scan langsung dapat diprint
- Mampu merubah teks dokumen menjadi file office
- Mengatur halaman menjadi A3, A4, A5, atau yang lainnya
- Mampu menggabungkan beberapa dokumen menjadi satu
- Dapat memberikan password pada dokumen,sehingga dapat terjaga keamanannya
Kelemahan aplikasi ini adalah hasil scan kalian akan tertempel watermark bertuliskan CamScanner, tapi hal tersebut bisa kalian hilangkan dengan membeli license aplikasi CamScanner ini. Tidak hanya itu, camscanner premium akan membuka beberapa fitur penting yang sangat membantu pada proses scan.
Baca Juga : Cara Scan Epson L3110
Cara Scan Dokumen menggunakan Printer
Sebelum kalian menggunakan printer untuk melakukan scan, terlebih dahulu pastikan printer yang akan dipakai mempunyai fitur scanner, karena beberapa printer tidak mempunyai hal tersebut. Pastikan juga laptop atau computer kalian terkoneksi dengan printer dan sudah melakukan penginstalan driver yang cocok. Setelah hal itu terpenuhi kalian dapat melakukan scan menggunakan printer. Berikut langkah-langkah cara scan dokumen menggunakan printer:
- Langkah pertama nyalakan printer (tekan tombol ON) dan laptop kalian
- Hubungkan kabel printer (USB) dengan laptop atau computer kalian
- Siapkan dokumen yang ingin kalian scan
- Buka penutup scannernya dan letakkan dokumen kalian menghadap ke bawah
- Tutup kembali penutup scannernya
- Setelah itu kalian lihat di computer dan gunakan software untuk melakukan scan. Sebenarnya untuk melakukan scan kalian dapat memilih dua software bawaan windows yaitu “Windows fax and Scan” atau “Paint”
- Pada tutorial kali ini kami menggunakan software Windows fax and Scan. Buka aplikasi tersebut melalui all progam dan ketikkan nama software tersebut.
- Setelah masuk pada softwarenya, klik new scan yang berada di pojok kanan atas.
- Akan ditampilkan jendela pengaturan scan, pada pengaturan profil dan sourch biarkan saja. Untuk file type, kami merekomendasikan JPG. Untuk pemilihan resolusi, kami merekomendasikan menggunakan resolusi 300 agar gambarnya jelas dan tidak pecah.
- Sebelum kalian melakukan scan, alangkah baiknya melakukan preview terlebih dahulu dengan klik tombol preview
- Kalian dapat melihat hasil scan tersebut dan mengaturnya. Hilangkan tanda centang pada “Preview or scan image as sparate files”. Hal itu bertujuan agar kalian dapat mengatur daerah mana saja yang akan kita scan.
- Setelah dirasa hasil scan sesuai keingan klik tombol scan
- Tunggu scanner melakukan scan dan file secara default akan tersimpan dalam folder “Scanned Documents”
- Kalian dapat mencarinya dengan membuka file explorer dan menuju ke documents dan cari folder bernama scanned documents. File kalian berada dalam folder tersebut
Pemformatan file tersebut adalah jpeg, jika ingin merubah menjadi file pdf kalian dapat merubah formatnya melalui JPG to PDF.
Demikianlah cara scan dokumen menggunakan adroid dan printer, semoga artikel ini dapat membantu kalian. Jika artikel ini kalian rasa bermanfaat, kalian dapat membagikan melalui tombol share yang sudah kami sediakan.